Yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak kabul edilmektedir.
Standart elektronik posta (SEP) ile iletişim/belge paylaşımı yasal geçerli olarak ve teknik olarak güvenli kabul edilmeyen, iletimin kesin olarak sağlanamadığı ve inkar edilebilen bir iletişim şeklidir.
KEP, e-imza ve zaman damgası kullanılarak, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almayı, gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini, gönderilen iletinin ne olduğunun, içeriğinin başkalarınca değiştirilmediğinin ve gönderim zamanının kesin olarak tespit edilmesini sağlamaktadır.
KEP, elektronik posta yoluyla yasal geçerli ve teknik olarak güvenli bir şekilde e-belge paylaşımını sağlayabilen ve bu işlemlerle ilgili kesin delil sağlayabilen tek araçtır.
Daha basit bir ifade ile KEP; gönderici ve alıcı kimliklerinin belli olduğu, gönderi zamanının ve içeriğin sonradan değiştirilemediği, uyuşmazlık durumunda hukuki geçerliliği ve delil niteliği olan güvenli elektronik posta hizmetidir.
KEP Başvuru Süreci Nasıl İşlemektedir?
* KEP hesabı almak isteyen gerçek veya tüzel kişiler internet ya da telefon aracılığıyla Vizyon Design'a başvuruda bulunmalıdır.
* Mevzuatta belirtilen şekilde başvuru sahibinin kimliğini tespit eder.
* Tüzel kişiler, işlem yetkilisi olarak belirledikleri kişilerin kimlik bilgilerini ve yetkili olduklarını gösteren bilgi ve belgeleri başvuru sırasında Vizyon Design'a bildirmek zorundadır.
* Gerekli kontrollerden geçen KEP hesabı başvurusunu kabul eder ve KEP hesabını oluşturur. Kep hesabına ilişkin bilgileri başvuru sahibine güvenli bir şekilde teslim eder ve bu kapsamda KEP hesabı kullanıma açılır.
E-Teligat İlişkisi
Elektronik tebligat yönetmeliği kapsamına uygun olarak elektronik ortamda yapılan tebligatı ifade eden e- tebligat; Tebligat Kanunu’nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler tarafından elektronik ortamda hazırlanmış olan tebligatların değiştirilemez ve inkar edilemez bir şekilde kayıtlı elektronik posta (KEP) yoluyla alıcılarına iletilmesidir. Bu sistemde Tebligat Kanunu’nda tebliğ çıkarmaya yetkili kılınan merciler elektronik tebligat gönderebilecek olup, muhataplar ise elektronik tebligat alabileceklerdir. E-tebligat sistemine, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilecektir. Elektronik tebligat adresi almak isteyen muhatapların elektronik tebligata elverişli kayıtlı elektronik posta (KEP) hesabı edinmeleri gerekmektedir.
E-Tebligata Elverişli Adres Sahibi Olma Zorunluluğu Olan Kişiler:
Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 7. maddesi uyarınca;
- Anonim şirketler
- Limited şirketler
elektronik yolla tebligat yapılması zorunludur.
KEP Sistemi ile Yapılabilecek İşlemler Hangileridir?
* KEP sistemiyle resmi, özel ve ticari her türlü belge veya yazı kurum, kuruluş ve şahıslar arasında elektronik olarak gönderilip alınabilecek, başka bir deyişle yasal geçerli olarak elektronik yazışma ve bildirim (beyanname, bildirge, başvuru, tebligat, ihtar, ihbar, vb.) yapılabilecektir.
* Şirketler ile gerçek kişiler arasında ve kurum içi her türlü yazışma, belge paylaşımı, sözleşme, tebligat, ihtar/ihbar, e-fatura, telefon görüşme dökümleri, banka talimatları, hesap ekstreleri, kredi kartı ekstre gönderimleri, siparişler, ihale teklifleri, e-ticaret işlemleri gibi sayısız alanda kullanılmaya başlanacaktır.
* Yoğun personel çalıştıran ve özellikle saha personeli olan işletmelerde, bordro, izin formu, masraf pusulaları gibi tarafların tebliğ ve tebellüğ işlemini gerektiren konularda iş kanunu madde 37’ye uygun şekilde KEP sistemi çözüm olabilmektedir.
*Üretici-Dağıtıcı-Bayi üçgeninde siparişler, alacak ve tahsilatlar gibi uyuşmazlık konusu olabilecek her türlü işlemlerde KEP sistemi çözüm olabilmektedir.
*Kullanıcılar tarafından istendiği takdirde, iletişimin gizliliği sağlanarak güvenli haberleşme ve elektronik belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da KEPHS tarafından verilecek katma değerli hizmetleri ile mümkün olabilecektir.